Σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων

Ο οργανισμός-πελάτης που λειτουργεί ένα workspace newsroom είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας. Εκτελών την επεξεργασία είναι ο φορέας Entro314 Labs PC. Η παρούσα σύμβαση τίθεται σε ισχύ όταν ο πελάτης αποδέχεται τους Όρους και διαρκεί όσο υφίσταται το workspace. Δεν απαιτείται χωριστή υπογραφή για να δεσμεύει· έντυπο αντίγραφο με αντυπογραφή εκδίδεται κατόπιν αιτήματος.

Το ErmisAI επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα προκειμένου να λειτουργεί το workspace newsroom στο οποίο είναι συνδρομητής ο πελάτης: παρακολούθηση των ρυθμισμένων πηγών, ομαδοποίηση της κάλυψης, σύνταξη θεμάτων, δρομολόγησή τους μέσω συντακτικού ελέγχου και παράδοση του εγκεκριμένου αποτελέσματος στα σημεία δημοσίευσης που συνδέει ο πελάτης. Η επεξεργασία διαρκεί για τη διάρκεια της συνδρομής, συν τα διαστήματα μετάβασης και διαγραφής που περιγράφονται στη σελίδα φορητότητας δεδομένων και εξόδου.

Υποκείμενα των δεδομένων είναι οι συντάκτες, οι διαχειριστές και τα προσκεκλημένα μέλη του πελάτη, καθώς και κάθε άτομο που κατονομάζεται στο υλικό πηγών το οποίο παρακολουθεί ένα newsroom ή στα προσχέδια που γράφουν οι συντάκτες του. Οι κατηγορίες είναι:

• δεδομένα ταυτότητας και λογαριασμού – όνομα, διεύθυνση email, ρόλος, συμμετοχή σε workspace,
• δεδομένα χρήσης – ενέργειες στο workspace, ιστορικό θεμάτων και προσχεδίων, αρχεία ελέγχου,
• δεδομένα περιεχομένου – άρθρα πηγών, clusters, προσχέδια και εγκεκριμένα θέματα, συμπεριλαμβανομένων τυχόν δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που αναφέρουν,
• τεχνικά δεδομένα – διεύθυνση IP, μεταδεδομένα συσκευής και προγράμματος περιήγησης που καταγράφονται σε αρχεία ασφαλείας και σφαλμάτων.

Το ErmisAI επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα μόνο βάσει καταγεγραμμένων εντολών του πελάτη. Οι Όροι, η παρούσα σύμβαση, οι ρυθμίσεις του προϊόντος που διαμορφώνει ο πελάτης και οι ενέργειες που κάνουν οι συντάκτες του στο workspace συνιστούν αυτές τις εντολές. Εάν το ErmisAI υποχρεούται από το δίκαιο της ΕΕ ή κράτους μέλους να προβεί σε επεξεργασία πέραν αυτών, ενημερώνει τον πελάτη πριν το πράξει, εκτός αν το εν λόγω δίκαιο απαγορεύει την ενημέρωση. Το ErmisAI ενημερώνει τον πελάτη εάν μια εντολή φαίνεται να παραβιάζει τη νομοθεσία περί προστασίας δεδομένων.

Κάθε πρόσωπο εξουσιοδοτημένο να επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα πελατών δεσμεύεται από εμπιστευτικότητα και έχει πρόσβαση μόνο σε όσα απαιτεί η εργασία του. Η πρόσβαση σε δεδομένα παραγωγής περιορίζεται στον φορέα λειτουργίας της υπηρεσίας και καταγράφεται.

Το ErmisAI διατηρεί τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ανάλογα με τον κίνδυνο, όπως κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά, κρυπτογραφημένη αποθήκευση στους παρόχους φιλοξενίας, έλεγχο πρόσβασης βάσει ρόλων, απομόνωση ανά tenant σε κάθε διαδρομή ανάγνωσης και εγγραφής, επαλήθευση υπογραφής στα εισερχόμενα webhooks και περιορισμό ρυθμού. Η σελίδα ασφάλειας περιγράφει τα μέτρα και δηλώνει ρητά τι δεν υπόσχεται.

Ο πελάτης παρέχει γενική έγκριση για τους υπεργολάβους που παρατίθενται στη σελίδα υπεργολάβων, η οποία κατονομάζει κάθε προμηθευτή, τον ρόλο του και την περιοχή επεξεργασίας του. Το ErmisAI επιβάλλει σε καθέναν από αυτούς ισοδύναμες υποχρεώσεις προστασίας δεδομένων και παραμένει πλήρως υπεύθυνο για την εκτέλεσή τους. Νέοι ή αντικατασταθέντες υπεργολάβοι ανακοινώνονται στη σελίδα αυτή πριν αρχίσουν την επεξεργασία, και ο πελάτης μπορεί να εναντιωθεί για εύλογους λόγους προστασίας δεδομένων· τυχόν ανεπίλυτη εναντίωση παρέχει στον πελάτη δικαίωμα καταγγελίας της επηρεαζόμενης υπηρεσίας χωρίς ποινή.

Λαμβάνοντας υπόψη τη φύση της επεξεργασίας, το ErmisAI συνδράμει τον πελάτη σε:

• απαντήσεις σε αιτήματα υποκειμένων των δεδομένων, όπως πρόσβαση, διόρθωση, διαγραφή και φορητότητα – τα περισσότερα από τα οποία ο πελάτης μπορεί να εξυπηρετήσει μόνος του από το workspace,
• ασφάλεια της επεξεργασίας, γνωστοποίηση παραβιάσεων και εκτιμήσεις αντικτύπου σχετικά με την προστασία δεδομένων,
• προηγούμενη διαβούλευση με εποπτική αρχή όπου αυτή απαιτείται.

Το ErmisAI ενημερώνει τον πελάτη χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση αφού λάβει γνώση παραβίασης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που αφορά τα δεδομένα του, με τις πληροφορίες που χρειάζεται για τη δική του γνωστοποίηση κατά το άρθρο 33, και επανέρχεται καθώς εξελίσσεται η έρευνα.

Το ErmisAI θέτει στη διάθεση του πελάτη τις πληροφορίες που απαιτούνται για την απόδειξη συμμόρφωσης με το άρθρο 28 και επιτρέπει ελέγχους, περιλαμβανομένων επιθεωρήσεων, που διενεργεί ο πελάτης ή ελεγκτής εντεταλμένος από αυτόν. Οι έλεγχοι προγραμματίζονται με εύλογη προειδοποίηση, όχι περισσότερο από μία φορά τον χρόνο εκτός αν το απαιτεί περιστατικό ή εποπτική αρχή, και δεν πρέπει να θέτουν σε κίνδυνο την ασφάλεια άλλων πελατών.

Η επεξεργασία παραμένει εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου όπου ο πάροχος το προσφέρει. Όταν υπεργολάβος διαβιβάζει δεδομένα εκτός ΕΟΧ, η διαβίβαση στηρίζεται σε απόφαση επάρκειας ή στις τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής με συμπληρωματικά μέτρα. Η σελίδα υπεργολάβων αναφέρει την περιοχή στην οποία λειτουργεί κάθε πάροχος.

Με τη λήξη ο πελάτης επιλέγει αν τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα θα επιστραφούν ή θα διαγραφούν. Τα δεδομένα παραμένουν αναγνώσιμα για τη μεταβατική περίοδο που περιγράφεται στη σελίδα φορητότητας και εξόδου δεδομένων ώστε να ολοκληρωθούν οι εξαγωγές, και στη συνέχεια διαγράφονται, εκτός αν το ενωσιακό δίκαιο ή το δίκαιο κράτους μέλους επιβάλλει τη διατήρησή τους – συνήθης περίπτωση τα αρχεία χρέωσης.

Όπου η παρούσα σύμβαση συγκρούεται με τους Όρους ως προς την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, υπερισχύει η παρούσα σύμβαση. Διαπραγματευμένη σύμβαση υπογεγραμμένη με πελάτη υπερισχύει και των δύο. Οι ουσιώδεις αλλαγές δημοσιεύονται σε αυτή τη σελίδα με νέα ημερομηνία ισχύος και ανακοινώνονται στους πελάτες με ενεργή συνδρομή.