Warunki przetwarzania
Warunki regulujące dane osobowe, które ErmisAI przetwarza w imieniu newsroomu klienta. Obowiązują wraz z Regulaminem; kontrasygnowany egzemplarz jest dostępny na życzenie.
Ostatnia aktualizacja: 27 sierpnia 2026
Niniejsza umowa uzupełnia Regulamin i reguluje przetwarzanie, które Entro314 Labs PC prowadzi w imieniu organizacji klienta na podstawie art. 28 GDPR. Tam, gdzie ErmisAI samodzielnie decyduje o celach – publiczna witryna, konta użytkowników, rozliczenia i własna komunikacja handlowa – działa jako administrator i zastosowanie ma informacja o prywatności. Tekst angielski jest wersją rozstrzygającą; pozostałe języki udostępniono dla wygody.
Organizacja klienta prowadząca workspace newsroomu jest administratorem. Entro314 Labs PC jest podmiotem przetwarzającym. Niniejsza umowa wchodzi w życie z chwilą akceptacji Regulaminu przez klienta i obowiązuje tak długo, jak istnieje workspace. Do jej związania nie jest wymagany odrębny podpis; kontrasygnowany egzemplarz papierowy jest wydawany na życzenie.
ErmisAI przetwarza dane osobowe, aby prowadzić workspace newsroomu objęty subskrypcją klienta: monitoruje skonfigurowane źródła, klastruje relacje, redaguje materiały, kieruje je do weryfikacji redakcyjnej i dostarcza zatwierdzone treści do podłączonych przez klienta kanałów publikacji. Przetwarzanie trwa przez okres subskrypcji oraz przez okna przejściowe i okna usuwania danych opisane na stronie o przenoszeniu danych i zakończeniu współpracy.
Osobami, których dane dotyczą, są redaktorzy, administratorzy i zaproszeni członkowie zespołu klienta, a także każda osoba wymieniona w materiałach źródłowych monitorowanych przez newsroom lub w draftach pisanych przez jego redaktorów. Kategorie danych to:
ErmisAI przetwarza dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie klienta. Tymi poleceniami są: Regulamin, niniejsza umowa, ustawienia produktu skonfigurowane przez klienta oraz działania podejmowane przez jego redaktorów w workspace. Jeżeli prawo Unii Europejskiej lub prawo państwa członkowskiego wymaga od ErmisAI przetwarzania wykraczającego poza te polecenia, ErmisAI informuje o tym klienta przed przystąpieniem do przetwarzania, chyba że prawo to zakazuje takiego powiadomienia. ErmisAI informuje klienta, jeżeli polecenie wydaje się naruszać przepisy o ochronie danych osobowych.
Każda osoba upoważniona do przetwarzania danych osobowych klienta jest zobowiązana do zachowania poufności i ma dostęp wyłącznie do tego, czego wymaga jej praca. Dostęp do danych produkcyjnych jest ograniczony do operatora usługi i podlega rejestrowaniu.
ErmisAI utrzymuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym szyfrowanie w tranzycie, szyfrowane przechowywanie u dostawców hostingu, kontrolę dostępu opartą na rolach, izolację tenantów na każdej ścieżce odczytu i zapisu, weryfikację podpisów przychodzących webhooków oraz ograniczanie liczby żądań. Strona o bezpieczeństwie opisuje te środki i wprost wskazuje, czego ErmisAI nie deklaruje.
Klient udziela ogólnej zgody na korzystanie z podmiotów podprzetwarzających wymienionych na stronie podmiotów podprzetwarzających, która wskazuje każdego dostawcę, jego rolę i region przetwarzania. ErmisAI nakłada na każdy z nich równoważne obowiązki w zakresie ochrony danych i pozostaje w pełni odpowiedzialny za ich działania. Nowe lub zastępujące podmioty podprzetwarzające są ogłaszane na tej stronie przed rozpoczęciem przetwarzania, a klient może zgłosić sprzeciw z uzasadnionych przyczyn dotyczących ochrony danych; nierozstrzygnięty sprzeciw uprawnia klienta do rozwiązania objętej nim usługi bez kar.
Uwzględniając charakter przetwarzania, ErmisAI wspiera klienta w zakresie:
ErmisAI powiadamia klienta bez zbędnej zwłoki po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych dotyczącego danych tego klienta, podając informacje potrzebne klientowi do własnego zgłoszenia z art. 33, i informuje o postępach postępowania wyjaśniającego.
ErmisAI udostępnia informacje niezbędne do wykazania zgodności z art. 28 oraz umożliwia audyty, w tym inspekcje, prowadzone przez klienta lub upoważnionego przez niego audytora. Audyty są planowane z rozsądnym wyprzedzeniem, nie częściej niż raz w roku, chyba że incydent lub organ nadzorczy wymaga inaczej, i nie mogą naruszać bezpieczeństwa innych klientów.
Przetwarzanie pozostaje w Unii Europejskiej lub Europejskim Obszarze Gospodarczym wszędzie tam, gdzie dostawca to oferuje. Gdy podmiot podprzetwarzający przekazuje dane poza EOG, przekazanie opiera się na decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo na standardowych klauzulach umownych Komisji Europejskiej wraz ze środkami uzupełniającymi. Strona podmiotów podprzetwarzających wskazuje region, w którym działa każdy dostawca.
Po rozwiązaniu umowy klient wybiera, czy dane osobowe zostaną zwrócone, czy usunięte. Dane pozostają dostępne do odczytu przez okres przejściowy opisany na stronie o przenoszeniu danych i wyjściu z usługi, aby można było dokończyć eksporty, a następnie są usuwane – z wyjątkiem przypadków, w których prawo unijne lub krajowe wymaga ich zachowania, co zwykle dotyczy dokumentacji rozliczeniowej.
W przypadku sprzeczności między niniejszą umową a Regulaminem w zakresie przetwarzania danych osobowych pierwszeństwo ma niniejsza umowa. Umowa wynegocjowana i podpisana z klientem ma pierwszeństwo przed obiema. Istotne zmiany są publikowane na tej stronie wraz z nową datą wejścia w życie i ogłaszane klientom z aktywną subskrypcją.
14 · Kontakt
Pytania o niniejszą umowę, prośby o obustronnie podpisany egzemplarz oraz sprzeciwy wobec podmiotów podprzetwarzających kieruj na adres privacy@ermisai.com.
